Ufficio stampa errori da evitare, come inviare correttamente una mail

Nei comunicati stampa si vede davvero di tutto, trovate un po' di tempo per poter seguire questo videotutorial

Quando si parla di attività di ufficio stampa e della realizzazione di comunicati, è fondamentale analizzare quelli che sono i passi utili alla redazione di un contenuto testuale efficace, che sia punto di partenza valido per tutto il percorso successivo.

Il comunicato stampa deve rispondere a delle regole precise per quanto riguarda la formattazione e l’ottimizzazione social: prima di concentrare gli sforzi su questi ambiti è però essenziale essere sicuri della qualità della parte testuale.

Il comunicato stampa è prima di tutto un prodotto editoriale, un testo che deve essere frutto di alcuni passi tecnici essenziali per risultare utile al target di riferimento. Vediamo quali sono, attraverso alcuni consigli dedicati a chi vuole ottimizzare fin dall’inizio un’attività di ufficio stampa.

DA EVITARE

  1. Titoli lunghissimi
  2. Corpo testo senza capoversi e con nessun grassetto
  3. Mancanza di indicazioni precise, recapiti telefonici, mail e altro, per contattare l’autore dell’articolo
  4. Caricare testo colorato, con intere parole o, peggio ancora, con intere frasi in maiuscolo
  5. Evitate, laddove è possibile, il corsivo
  6. Testo troppo lungo o troppo corto. Recenti scuole di pensiero affermano che, per l’indicizzazione web, un numero di parole che si avvicina o superi anche del doppio le 1000 unità, sia un’ottima soluzione. Io aggiungo che è fondamentale non scendano mai sotto le 300 (SEO – ottimizzazione articolo per motori di ricerca)
  7. Inviare mail in modo sbagliato e di modo corretto ce n’è uno solo, anche se dovete inviare a più indirizzi

ALLEGATI

  1. Inviare pochi allegati, servono le cose essenziali
    • Non usare mai formato .pdf (il Portable Document Format è di scomoda gestione per chi deve lavorare in internet), soprattutto quelli “fotografici“.
    • Non usare, in allegato, foto che siano oltre i 2500 pixel di larghezza (“pesano“, se ben ottimizzate, non oltre i 500 600 Kbyte). L’invio di file pesanti va fatto a sé stessi e incollato il link di Wetransfer o MyAirBridge, in shorten url, all’interno della stessa mail.
    • Inviare, prevalentemente, foto orizzontali (quelle verticali sono di difficile gestione per chi lavora nel web)

COME FAR FRONTE AI PROBLEMI UTILIZZANDO LA TECNOLOGIA E I SERVIZI ONLINE

  1. Abbiamo un testo in .pdf tutto maiuscolo editabile, un file .pdf editabile (magari anche con molte pagine), abbiamo un file .jpeg con testo, anche questo maiuscolo, su cui dobbiamo lavorare. Cosa fare per potercela cavare utilizzando programmi liberi e servizi online?
  2. Cosa fare se riceviamo un jpeg, su cui c’è del testo, e sul quale dovremo lavorare?
  3. Come scaricare un video da youtube con A Tube Catcher
  4. Come caricare un video, ottimizzato, su Youtube
  5. Specifiche per youtube

Come formattare un articolo

  1. regola “W” (chiedetevi perché volete, anche se dovete, inviare un comunicato stampa ad una testata)
  2. Titolo sottotitolo e corpo testo
    • Titolo font corpo 16
    • Sottotitolo corpo 14
    • Articolo e altre informazioni corpo 12
  3. Nel testo dell’articolo ci dovranno essere i grassetti (sulle parole chiave o sulle frasi chiave, capoversi con interlinea aumentata)
  4. Link con il video alta definizione
  5. Link di youtube (preferibile avere un canale istituzionale)
  6. Lista delle mail nella “copia carbone” CCN
  7. Nell’oggetto il titolo del comunicato stesso, che deve sintetico (35 – 65 caratteri, non è facile, ma dopo un po’ di esercizio ci si riesce. Sarà possibile, soprattutto, se si eviteranno l e “stop words
  8. Al termine dell’articolo che invieremo sarà necessario inserire il nome e cognome del giornalista che ha scritto, il cellulare, il telefono fisso e la mail.

E’ sbagliatissimo non fornire al collega della redazione cui si invia il comunicato stampa gli estremi di chi ha redatto la nota.


 

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